Budget di un progetto europeo e costi ammissibili

Il budget racconta come sarà realizzato il progetto

Il budget non è un importo da distribuire dopo aver scritto le attività. Deve mostrare quali risorse sono necessarie, chi le utilizzerà e perché il costo è proporzionato al risultato. Valutatori e autorità possono confrontarlo con work package, calendario e responsabilità dei partner.

Le regole cambiano tra programmi e call: percentuali di finanziamento, categorie di costo, opzioni semplificate e requisiti documentali vanno verificati nei documenti applicabili e nel modello di grant agreement.

Principi per verificare l’ammissibilità

In termini generali un costo deve essere collegato all’azione, necessario, ragionevole, identificabile e registrato secondo le regole contabili applicabili. Questa sintesi non sostituisce le condizioni della call: prima di impegnare una spesa, verificate periodo, categoria, metodo di calcolo e documentazione richiesta.

• Personale: ruoli, tempo stimato e metodo di valorizzazione.
• Viaggi: numero, destinazione, partecipanti e finalità.
• Acquisti e servizi: necessità, quantità e congruità.
• Subappalti: attività motivate e consentite dalle regole.
• Costi indiretti o somme forfettarie: metodo previsto dal programma.

Cofinanziamento e flussi di cassa

Un contributo europeo può non coprire l’intero costo e i pagamenti possono essere distribuiti nel tempo. Calcolate quota propria, eventuali entrate, fabbisogno di liquidità e ritardi possibili. Ogni partner deve comprendere quanto anticipare e con quali risorse.

La sostenibilità finanziaria va valutata prima della candidatura: vincere un progetto che l’organizzazione non riesce a prefinanziare può creare più problemi che benefici.

Controllo finale del budget

Eseguite tre riconciliazioni: ogni attività ha risorse sufficienti; ogni costo corrisponde a un’attività; totali, tassi e quote coincidono in tutti i documenti. Fate revisionare il budget da una persona diversa da chi lo ha costruito e conservate ipotesi e calcoli, perché saranno utili in negoziazione e gestione.